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Retros, Muda, Effizenz, Zusammenarbeit optimieren

Retros, Muda, Effizienz – Die Zusammenarbeit immer weiter optimieren?

Retros, Muda, Effizienz – Die Zusammenarbeit immer weiter optimieren?

Ja, wir können Zusammenarbeit immer weiter entwickeln, unter anderem mit den 7 Muda – und es gilt auch, Grenzen zu erkennen

Immer wieder stellen sich Teams und Führungskräfte die Frage, wie können wir unsere Zusammenarbeit verbessern. Und das gerne bezogen auf mehrere Dimensionen: Effizienz, Qualität, Atmosphäre, Außendarstellung, Wissen teilen etc.

Die Arbeit als Team regelmäßig zu reflektieren, ist das Effektivste, was ein Team tun kann

Es ist grundsätzlich richtig, die Zusammenarbeit als Team regelmäßig zu reflektieren. Das Ihr Euch in vereinbarten zeitlichen Abständen zusammensetzt und hinterfragt: ist unsere Kommunikation untereinander OK? Können wir an irgendeiner Stelle leichter oder schneller Arbeitsschritte fertigstellen? Können wir unsere Produkte oder Leistungen noch besser anbieten?

Ich bin überzeugt, dass die Idee des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses immer wieder Ansätze fördert. Oft nehmen wir solche Ansätze nicht wahr oder nehmen sie uns nicht konkret vor. Denn meistens sind wir darauf konzentriert operativ unsere Arbeitsschritte zu erledigen. Deshalb brauchen wir in regelmäßigen Abständen Zeit, um innezuhalten und zu reflektieren.

Und ich bin auch überzeugt: viele Teams sind inzwischen an einer Grenze angelangt, was Effizienzsteigerungen angeht. In sehr vielen Organisationen sind die Stellen immer wieder reduziert worden während sich die Arbeit komplexer und anspruchsvoller entwickelt hat. Unglaublich viele Teams haben sich die Fragen schon mehrfach gestellt: nach Zeitfressern, Doppelbearbeitungen, nach den 80%-Lösungen, die schneller und leichter zu erreichen sind, als die vollen 100%.

Ein Team, das zu 100% ausgelastet ist, kann sich nicht verbessern

Wenn sich ein Team an dieser Grenze befindet, braucht es immer noch Reflexion und Optimierungsmöglichkeiten. Denn für das Team und die Führungskraft stellt sich die Frage: wie erhalten wir unsere Leistungsfähigkeit? Wie sorgen wir dafür, dass wir uns nicht ständig überlasten?

Diese Fragen lassen sich nicht beantworten, wenn sich alle Team-Mitglieder die ganze Zeit unter Druck fühlen, wenn Sie ständig operativ abliefern müssen. Für die Reflexion und die Anpassung an andere Umgangsweisen (Umgang mit der Belastung, Umgang miteinander, Umgang mit den internen oder externen Auftraggeber*innen) muss Kapazität geschaffen werden. Diese Fragen und ihre Beantwortung brauchen Zeit und bewusste Aufmerksamkeit.

Ein geeignetes Mittel, die gemeinsame Reflexion zu institutionalisieren ist die regelmäßige Retrospektive. Sie kann – je nach Teamgröße und Themenzahl – schon in 90-120 Minuten durchgeführt werden. Wenn Dein Team ein Mal im Monat oder alle zwei Monate es nicht schafft, sich diese Zeit zu nehmen, ist das ein alarmierender Indikator, der zeigt, wie sehr Ihr so eine Retro benötigt.

Immer besser werden in Fokussierung und Priorisierung

In einem dauerhaft stark ausgelasteten Team, wird es vor allem darum gehen: wie können wir besser, erfahrener und konsequenter darin werden, uns auf die wichtigen Arbeiten zu fokussieren. Viele von uns leben inzwischen in einer Realität, in der wir am Abend und am Ende der Woche gar nicht alles geschafft haben können. Denn es gibt immer viel zu viel zu tun. Insofern wird zur wichtigsten Frage: „Habe ich es heute geschafft, vor allem die wirklich wichtigen Dinge zu erledigen?“

Wichtigkeit ist dabei für Euch in der Organisation und im Team erstmal zu klären. In vielen Unternehmen hat sich eingeschlichen, Arbeiten als wichtig einzustufen, die nur nach innen gerichtet sind. D. h. sie bedienen Bedürfnisse und Anfragen, die ein Unternehmen begonnen hat als wichtig zu erachten, ohne dass sie einen spürbaren Effekt für den Kunden haben. In solch einem System müsst Ihr zunächst für Euch definieren: was ist in unserer Sicht wichtiger als anderes. Und dann könnt Ihr vereinbaren, wie Ihr Euch darauf fokussieren wollt, bzw. Euch dabei unterstützt, den Fokus nicht aus den Augen zu verlieren.

Die 7 Muda nutzen, um Effizienzpotenziale zu erkennen

Wenn Ihr Euch die Frage nach Effizienzsteigerung noch nicht oder zumindest noch nicht häufig gestellt habt, dann könnt Ihr die 7 Muda benutzen. Muda bedeutet soviel wie „eine Art der Verschwendung“. Die 7 Muda stammen aus der Organisationsmethode Lean Production, deren Ursprung den japanischen Automobilherstellern in den 1980er Jahren zugeschrieben wird.

Bei dem Stichwort „Verschwendung“ denken Du und Dein Team jetzt vielleicht: was für eine Unterstellung! Wir verschwenden doch nicht absichtlich Ressourcen! In der Tat geht es auch nicht um bewusste oder vorsätzliche Verschwendung. Es geht darum, die Schritte der Teamarbeit transparent zu durchleuchten auf Tätigkeiten, die nicht zwingend für die Wertschöpfung notwendig sind. Die können sich unbewusst oder unsichtbar etabliert haben.

Die 7 Muda stammen ursprünglich aus Produktionsorganisationen. D. h. wenn Dein Team im Bereich von Dienstleistungen oder verwaltenden Tätigkeiten oder kreativen Arbeiten beschäftigt ist, ist eine kleine Transferleistung von Euch zu leisten. Die Frage ist dann: was kann diese Muda bezogen auf unsere Arbeitsprozesse sein? Ich gebe Euch zu den Erklärungen auch gleich Beispiele, was das übertragen auf Euer Team bedeuten kann.

Zu den 7 Muda gehören:

Überproduktion:

Alle Produkte, Halbfabrikate und Leistungen, die erstellt werden, ohne dass diese vom Kunden gefordert werden. Hier könnt Ihr Euch also fragen und überprüfen: wo erledigt Ihr Arbeiten, die dann nicht abgefordert werden, wo „produziert Ihr auf Halde“ und stellt dann fest, das nutzt jetzt in dieser Form keiner direkt weiter.

Bestände:

Bestände als Produktionspuffer blockieren Ressourcen wie Lagerplatz und gebundenes Kapital. Was sind in Eurer Arbeit die Bestände: habt Ihr tatsächlich etwas, das physisch „rumliegt“ oder gibt es bei Euch andere Arten von Blockaden? Könnt Ihr zum Beispiel nicht schnell entscheiden, weil als „Bestand“ gilt: es müssen viele mitreden oder nur die Chefin darf entscheiden?

Transport:

Materialtransporte bringen dem Produkt keinen unmittelbaren Kundennutzen. Was ist bei Euch unnötiger Materialtransport? Vielleicht das Hin- und Herschicken von Dateien per Mail, anstatt gemeinsam in Dokumenten auf einer Plattform zu arbeiten? Vielleicht das Verschicken von Statusreports anstelle eines Projektmanagement-Tools, in dem alle Beteiligten jederzeit den Status einsehen können?

Wartezeit:

Stockende oder stillstehende Prozesse, fehlendes Material, gestörte oder ungeeignete Betriebsmittel etc. binden Ressourcen. Das kennen wir alle: Tätigkeiten, die wir anfangen und die dann im Prozess steckenbleiben, weil Entscheidungen fehlen, weil Zuarbeiten anderer Kolleg*innen fehlen u.ä. Das kostet Zeit, Nerven und Aufmerksamkeit. Um den Fluss solcher Tätigkeiten zu optimieren, könnt Ihr Euch gut an ein paar Kanban-Regeln orientieren. Dazu zählt u.a. eine „Definition of Ready“: wann ist eine Tätigkeit so klar definiert, dass sie durchgearbeitet werden kann. Solange die Definition of Ready noch nicht erfüllt ist, beginnt Ihr die Tätigkeit nicht. Oder das Prinzip, zu erst dafür zu sorgen, dass stockende Aufgaben zu Ende gebracht werden, bevor wir neue Aufgaben in „die Pipeline“ schieben, die dann eventuell für noch mehr „Verstopfung“ sorgen.

So könnt Ihr von den Muda Ideen ableiten, wo Ihr in Euren Abläufen nach Möglichkeiten suchen könnt, um Eure Arbeiten flüssiger, zügiger oder unaufwändiger durchzuführen.

Je nachdem, wo Ihr nachschlagt, hat sich auch schon eine achte Muda dazu geschlichen oder die Bezeichnungen variieren ein wenig. Zu den weiteren Muda zählen:

Bewegungen
Lange Wege
Aufwändige Prozesse
Fehler/Nachbearbeitungen
Ungenutztes Potenzial

Zu dem Punkt Fehler möchte ich noch darauf hinweisen, dass dieser Punkt sehr relativ zu sehen ist. Je nachdem, was Ihr produziert, leistet, kreiert oder entwickelt, gibt es Arbeitsbereiche mit sehr unterschiedlichen Sicherheitsanforderungen. Fehler können in einigen Bereichen viel mehr oder weniger toleriert werden. Was alle Tätigkeiten in Bezug auf Fehler gemeinsam haben: es kann immer nur um einen möglichst offenen und konstruktiven Umgang mit Fehlern gehen. Nur wenn Ihr im Team Fehler offen besprechen könnt, könnt Ihr Erkenntnisse für die Weiterentwicklung Eurer Arbeit gewinnen. Ansonsten fehlt Euch ein ganz wichtiges Potenzial zur Verbesserung Eurer Arbeit und Arbeitsergebnisse.

Wenn Ihr auf diese Weise nach Effizienzpotenzialen sucht, wird es zwei grundlegende Herausforderungen geben:

  1. Ihr müsst fast immer erstmal einen Mehraufwand betreiben, bevor die Erleichterung oder „Entschlackung“ einsetzt. Wenn Ihr schon sehr hoch ausgelastet seid, achtet zunächst darauf, Euch nicht zu viel auf einmal vorzunehmen und nur die Schritte zu wählen, die zu Beginn leistbar sind.
  2. Oft hängen die Dinge systemisch zusammen: wenn Ihr eine Sache verändert, hat das an anderer Stelle Auswirkungen. So treten durch eine Lösung unter Umständen woanders neue Probleme auf. Deshalb ist es sinnvoll, auch diesen Prozess in einer Retro zu reflektieren. Denn vielleicht wollt Ihr Änderungen wieder rückgängig machen oder Lösungen so verbessern, dass die negativen Auswirkungen sich reduzieren.

Ich wünsche Euch, dass Ihr den Entlastungsspielraum findet, den Ihr benötigt, um Eure Zusammenarbeit immer wieder zu reflektieren und anzupassen.

Foto: Shutterstock.

Containerwort der Woche - Gruppe

Containerwort der Woche #11 – Gruppe

Containerwort der Woche #11 – Gruppe

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Das ist mir selbst sehr spät aufgefallen, dass ich in allen möglichen Gesprächen das Wort Gruppe benutze. Die „Gruppe“ wird auch von jeder/m ein bisschen anders und mit eigener Bedeutung beladen verwendet. Ich gehe mal kurz darauf ein, wie ich in der Moderation von Workshops und Gesprächen die Gruppe definiere und was andere Bedeutungen sein können.

Container-Wörter sind Begriffe, die wir benutzen, um Gespräche weiterzuführen – auch wenn gerade nicht 100%ig klar ist, was wir meinen oder worüber wir genau sprechen. Jeder von uns legt ein bisschen etwas Unterschiedliches hinein. Sie schützen uns davor konkret werden zu müssen. Und wenn es notwendig ist, konkret zu werden, dann behindern sie uns.

Regelmäßige Retros

In eigener Sache #01 – Regelmäßige Retros

In eigener Sache #01 – Regelmäßige Retros

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Wir lassen uns alle mal von der Arbeit „überrennen“ und arbeiten nur ab, ohne den Kopf zu heben und wieder in den Überblick zu kommen. So ist es mir jetzt auch ergangen und deshalb hier nochmal die Erinnerung: lasst uns regelmäßig innehalten und betrachten, ob wir in die richtige Richtung laufen und die richtigen „Big Points“ umsetzen.

Containerwort der Woche hybrid

Containerwort der Woche #10 – hybrid

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Mit der Entscheidung: „Wir machen das hybrid,“ beginnt erst die genaue Klärung. Selbst wenn klar ist, dass wir von einer Besprechung oder einem Workshop sprechen, kann hybrid noch viel Unterschiedliches beinhalten. Und auch die Erwartungen der Beteiligten können sehr unterschiedlich sein.

Container-Wörter sind Begriffe, die wir benutzen, um Gespräche weiterzuführen – auch wenn gerade nicht 100%ig klar ist, was wir meinen oder worüber wir genau sprechen. Jeder von uns legt ein bisschen etwas Unterschiedliches hinein. Sie schützen uns davor konkret werden zu müssen. Und wenn es notwendig ist, konkret zu werden, dann behindern sie uns.

Erwarte Differenzen und begrüße sie

Erwarte Differenzen und begrüße sie

Erwarte Differenzen und begrüße sie

Wie wir das beste daraus machen können, dass wir alle unterschiedlich sind

Wir sind alle Individuen. Wir sind alle unterschiedlich. Abgesehen davon, dass wir das spätestens seit „Das Leben des Brian“ gelernt haben, ist es sowieso irgendwie klar. Interessanterweise fehlt uns im Arbeits- wie Privatleben dennoch manchmal ein hilfreicher Umgang mit dieser Tatsache. Wir erleben, dass wir verdutzt sind, uns vor den Kopf gestoßen fühlen, wir finden uns in Konflikten wieder, wir beobachten Grabenkämpfe und Schlammschlachten – obwohl wir wissen, dass es diese Unterschiedlichkeit zwischen uns gibt. Und wir wissen auch, dass dies so bleibt. Alles Wünschen, Streiten und gegeneinander Durchsetzen verändert das nicht.

Wir treffen auf unterschiedliche Persönlichkeiten

Woher kommen diese Unterschiede? Wir treffen auf unterschiedliche Persönlichkeiten: Introvertierte und Extravertierte, Ordnungsliebhabende und Freigeister, menschenorientierte und sachorientierte, Solidarische und Einzelkämpfer*innen. Jede/r von uns verfügt über seine eigene Wahrnehmung davon, was wir mehr anstreben und was wir vermeiden möchten; davon, was richtig und was falsch ist. Wir haben jeder von uns eine eigene innere Landkarte von der Welt, der Menschheit, dem Leben (und dem ganzen Rest).

Wenn wir auf andere treffen, können wir Ähnlichkeiten in bestimmten Punkten entdecken. Doch wir treffen niemals jemanden, die/der exakt so auf die Welt schaut, wie wir selbst.

Die Normalität ist: wenn ich auf jemand anderen treffe, sieht sie/er die Welt immer anders als ich. Manche nur ein bisschen – andere sehr sehr unterschiedlich.

Was wir uns allerdings oft (unbewusst) erhoffen, sind Treffen mit anderen Menschen, die die Welt so sehen wie wir selbst. Und das besonders gerne bei der Arbeit: im Team oder in den Besprechungen mit anderen Teams. Doch das gibt es gar nicht: die anderen sehen das zu klärende Thema immer – mehr oder weniger – unterschiedlich.

Viele von uns haben dann die Idealvorstellung: die Themen ganz im Konsens zu sehen, zu entscheiden und zu bearbeiten – ohne viel Mühe. Aufgrund unserer Unterschiedlichkeit ist das meistens nicht der Fall. Konsens mit allen Beteiligten zu erreichen, kostet Zeit und ist anstrengend. Bei einer anderen Meinung stöhnen wir innerlich laut auf und lassen den Kopf hängen – oder gehen in einen Kampfmodus, um unsere Sicht durchzusetzen.

Die Wahrheit beginnt zu zweit

Probleme zu lösen, auf neue Ideen zu kommen, Herausforderungen zu meistern – das gelingt meistens im Zusammenspiel mit jemand anderem. Kreativität und Synergie entstehen in den Momenten, wo zwei (oder mehrere) Wahrnehmungen sich begegnen, sich gegenseitig ergänzen Dadurch erweitert das Paar oder das Team seinen gemeinsamen Horizont. Den gemeinsamen Horizont auf verschiedenen Ebenen: Einsichten in Probleme oder Kundenbedürfnisse, Lösungsmöglichkeiten, Leistungsfähigkeit. Ohne das Aufeinandertreffen unterschiedlicher Sichtweisen wäre es überhaupt nicht möglich, dass zwei oder mehr Menschen mehr erreichen „als die Summe ihrer Teile“.

Auch wenn wir herausragende Einzelleistungen betrachten – ob in Forschung, Leistungssport oder ähnlichem: dann steckt dahinter in den meisten Fällen ein professionelles Team, dass ergänzt, unterstützt, multipliziert und auch als Korrektiv fungiert.

Rechne mit Unterschieden und heiße sie willkommen

Also wäre das logische Verhalten für uns in der Zusammenarbeit: gehe grundsätzlich von den Unterschieden aus; erkenne das Positive darin; und stelle Dich darauf ein, damit umzugehen. Damit machen wir uns das Leben selbst einfacher und kommen schneller mit anderen zu gemeinsamen Ergebnissen.

Wie kannst Du nun gut damit umgehen: die ersten Schritte sind immer Transparenz und Verständnis. Ich habe vor kurzem wieder einige Retrospektiven moderiert, in denen Beteiligte sich gegensätzlich scheinende Entscheidungen gewünscht haben. Dadurch dass die Team-Mitglieder die Möglichkeit bekamen, ihr jeweiliges Ziel zu schildern und welchen Nutzen sie damit erreichen wurden, war schnell klar, um welchen Spagat es geht. Und es gab ein Verständnis dafür, welcher Zweck für das Team jeweils beabsichtigt war. Durch diese Transparenz konnten die Team-Mitglieder ganz konkret an einer Lösung arbeiten, die beide Absichten so gut wie möglich abdeckte: eine echte Gewinn-Gewinn-Absprache.

Mach also transparent, was Deine Ziele sind und welchen Nutzen sie verfolgen. Denn es besteht eine automatische Chance, dass sie nicht deckungsgleich mit denen Deiner Gesprächspartner sind. Dann könnt Ihr Euch darauf konzentrieren, wo der Kompromiss oder der kleinste gemeinsame Nenner liegt – oder eben die Win-Win-Lösung auf die Ihr mit einer einzelnen Perspektive gar nicht erst gekommen wärt.

Was ist denn nun mit Reibung erzeugt Wärme?

Diese Aussage stimmt mit meiner Beobachtung überein: die Unterschiede sind sowie da, also können wir sie akzeptieren, transparent machen und daraus unsere Lösungs- und Leistungsfähigkeit schöpfen. Das Zitat wird allerdings auch in sehr wettbewerbsorientierten Umfeldern benutzt, wo Kollegen oder Teams in interne Konkurrenz treten. Sozusagen als Begründung für ein nicht kooperatives Klima und teilweise sogar als Ausrede dafür, dass Führungsebenen nicht mehr Energie aufwenden, um kooperative Rahmenbedingungen zu schaffen.

Das ist mit diesem Artikel nicht gemeint. Es geht darum, dass Ihr Reibungsverluste minimieren könnt. Ihr könnt mit Eurer eigenen Ressource besser umgehen, wenn Ihr die Unterschiedlichkeit akzeptiert und von vornherein nutzt – damit Ihr nicht Energie in Reibereien verliert.

Sag Ja!

Dazu greife ich gerne auf eine bekannte Regel aus dem Impro-Theater zurück, die ich über Kollegen kennen gelernt habe: Sag Ja. Im Impro-Theater bedeutet das, alles anzunehmen, was die Mitspieler und das Publikum Dir als Stichwort zurufen. Es bedeutet, dass Du dazu innerlich Ja sagst und dann genau damit weiter spielst. Und solange uns Kolleg/innen nicht angreifen oder unsere Werte verletzen, ist das für uns in der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Persönlichkeiten genau so hilfreich. Ja, Du bist eben gar nicht so wie ich. Und damit arbeiten wir jetzt.

Foto von Anusha Barwa auf unsplash.com.

Containerwort der Woche 09: Mindset

Containerwort der Woche #09 – Mindset

Containerwort der Woche #09 – Mindset

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Was soll dieses Mindset eigentlich genau sein? Achtung: es ist vor allem auch ein Containerwort. Voll mit unterschiedlichen Interpretationen, Bedeutungen und Missverständnissen. Container-Wörter sind Begriffe, die wir benutzen, um Gespräche weiterzuführen – auch wenn gerade nicht 100%ig klar ist, was wir meinen oder worüber wir genau sprechen. Jeder von uns legt ein bisschen etwas Unterschiedliches hinein. Sie schützen uns davor konkret werden zu müssen. Und wenn es notwendig ist, konkret zu werden, dann behindern sie uns.

Container-Wort der Woche 8 - Motivation

Containerwort der Woche #08 – Motivation

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Hier kommt ein Container-Wort-Klassiker. „Motivation“ ist voll mit unterschiedlichen Interpretationen, Bedeutungen und Missverständnissen. Container-Wörter sind Begriffe, die wir benutzen, um Gespräche weiterzuführen – auch wenn gerade nicht 100%ig klar ist, was wir meinen oder worüber wir genau sprechen. Jeder von uns legt ein bisschen etwas Unterschiedliches hinein. Sie schützen uns davor konkret werden zu müssen. Und wenn es notwendig ist, konkret zu werden, dann behindern sie uns.

Vorher schon nicht hilfreich #3 - Meinung bilden ohne die nötigen Infos

Vorher schon nicht hilfreich #03 – Meinung bilden ohne die nötigen Infos

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Dürfen oder müssen wir mit unseren Meinungen auch mal langsamer sein? In Meetings und in Social Media ist immer sofortige Meinungskundgabe gefragt. Dabei haben wir meistens gar nicht die richtigen Informationen. Dann konstruiert unser Gehirn auch eine Meinung ohne diese Informationen. Wenn wir dann noch Korrelation mit Kausalität gleichsetzen, ist die schnelle Meinung auch ganz schnell ein Schuss ins Dunkle. Was können wir dann tun? Social Media kann ich auch ignorieren. Doch in der Zusammenarbeit ist gefragt, wie wir damit umgehen, wenn noch gar keine abschließende Meinung zulässig ist.

Containerwort der Woche 6

Containerwort der Woche #06 – Verantwortung

Containerwort der Woche #6 – Verantwortung

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Container-Wörter sind Begriffe, die wir benutzen, um Gespräche weiterzuführen – auch wenn gerade nicht 100%ig klar ist, was wir meinen oder worüber wir genau sprechen. Jeder von uns legt ein bisschen etwas Unterschiedliches hinein. Eines der Wörter, um das unsere Gespräche dann immer wieder kreisen ist: „Verantwortung“.

Containerwort der Woche - Intro

Containerwort der Woche – Intro

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Zu meiner Serie „Containerwort der Woche“ liefere ich hier eine kurze Einleitung: Container-Worte sind Begriffe, die wir benutzen, um Gespräche weiterzuführen – auch wenn gerade nicht 100%ig klar ist, was wir meinen oder worüber wir genau sprechen. Jeder von uns legt ein bisschen etwas Unterschiedliches hinein. Dadurch entstehen oft Missverständnisse. Die könnt Ihr vermeiden, wenn Ihr bei diesen Wörtern klärt: was genau meint ihr damit.

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